知っておくと便利なExcel(エクセル)の基本的関数

2014.08.20エクセル , パソコン , 仕事
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エクセルは、ワードと並んで使用頻度の高いソフトです。その機能を使いこなすために『関数』の使用が必要不可欠となりますが、その種類はあまりにも多く、どの関数を使えばエクセルを使いこなせるのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
そこで、覚えておくと便利なエクセル関数を4つのジャンルに分けてご紹介します。

数値の合計を出力する関数

数値の合計を算出する関数エクセルを使う上で、記入した数字の合計を出さなければいけないことはかなり多いものです。そういった場合に使われる基本的な関数として、『SUM関数』があります。SUM関数の式は[=SUM(指定範囲)]となります。

SUM関数は指定した範囲の数字の合計値を自動的に算出する関数で、最も使用頻度が高い関数です。そのため、エクセルのツールバーにはあらかじめオートSUMボタン(またはΣボタン)が用意されており、式を入力せずともワンタッチでSUM関数を使えるようになっています。

SUM関数を使う際、行や列を一括指定、またはドラッグで範囲を指定することが多いのですが、場合によっては指定範囲が連続していないこともあります。そのようなケースでは『Ctrl』キーを使って範囲を指定しましょう。ドラッグのあとにCtrlキーを押して別の範囲をドラッグして指定、という操作を繰り返せば、連続していないセルの値も全て計算可能です。

数値の合計を出力する関数には、他にも特定の条件に適合したセルの値のみを合計する『SUMIF関数』や、複数の条件に適合するデータを指定範囲から検索し、その値を合計する『DSUM関数』があります。それぞれ[=SUMIF(検索範囲,検索条件,合計範囲)]、[=DSUM(検索範囲,集計項目,検索条件範囲)]で表されます。

なおどの関数でも同様ですが、関数の式に数値ではなく文字列を入力する場合はダブルコーテーション『”』で文字列を挟まなければなりません。注意しておきましょう。

データの個数を数える関数

個数を数える関数『COUNT関数』は、数値が記入されているセルの数を数える関数です。式は[=COUNT(指定範囲)]です。文字列が入力されている場合ははじかれるため注意しましょう。

データの個数を数える関数には、数値や文字列が記入されたセルを数える『COUNTA関数』もあります。式は[=COUNTA(指定範囲)]です。
COUNT関数とどこが違うのかと言うと、文字列も数えるという点です。数値も文字列も関係なく、指定範囲のセルに何かデータが入力されていれば数える対象となります。

他にも、条件を設定してセルを数える『COUNTIF関数』もよく使用されます。特定の条件に適合したセルの個数のみを数えるため、顧客名簿の整理時などに使用した場合、男女、またはそれに類する区分けに便利です。

もし条件を複数設定したいのであれば、『DCOUNTA関数』を使用すると良いでしょう。こちらはCOUNTIF関数とは異なり、複数の条件を設定できるものです。より複雑な条件に見合うセルを絞り出せるため、大量のデータの中から特定のデータを抽出する際に有効です。

データを条件ごとに分ける関数

条件をつけてデータを分ける関数『IF関数』は、特定の条件を満たすかどうかで指定した文字列を表示する関数です。IF関数の式は[=IF(条件となる数式,値1,値2)]となります。値1は「条件に適合する場合に表示させる値」、値2は「条件に適合しない場合に表示させる値」となります。

IF関数で指定できる条件は、基本的には一つだけです。しかし、条件を複数設定したいケースもあるかもしれません。そうした場合は『AND関数』を併用します。
式は[IF=(AND(条件式,条件式,…),値1,値2)]となり、これで2つ以上の条件を入力することができるようになります。

データの中から特定の数値を検索する関数

特定の数値を探す関数データの中から特定の数値を探したい場合に用いる関数は、求めるデータの種類によって異なりますが、用途はほぼ同じのためまとめてご紹介します。

例えば、データの中からその最大値を検索する場合は『MAX関数』を用います。反対に、最小値の場合は『MIN関数』を用います。
これらの式は、それぞれ[=MAX(指定範囲)]、[=MIN(指定範囲)]となります。
また、この2つに関連する関数として『LARGE関数』と『SMALL関数』があります。これらは各値の最大値もしくは最小値から、設定した順位のものを検索する関数です。こちらの式はそれぞれ[=LARGE(指定範囲,順位)]、[=SMALL(指定範囲,順位)]となり、順位に「3位」と入力すれば指定範囲内の3位の数値を出力してくれます。

おわりに

上記でご紹介した関数は、SUM関数を筆頭にエクセルで用いられる関数の中でも特に使用頻度の高いものです。覚えておけば面倒な資料作成時にきっと役に立つはずです。これらの関数を駆使して、エクセルを上手に活用しましょう。

タグ : 覚えておくと役立つエクセルの基本関数
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