どうする!?社員旅行の幹事を任された時の対処法

2014.11.13社員旅行
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社員旅行の幹事に任命されたら、いったいどんなことから始めればいいのでしょうか?

ひと口に「社員旅行の幹事」といっても、交流や慰安目的の旅行なのか、研修を含む旅行なのか、また参加する社員の人数や男女比、年齢などの条件によって、幹事の仕事は大きく変わってきます。

「何もかもひとりでやるのは大変!」と思ったら、予算と日程、参加人数などの大まかな予定だけ決めて、そのまま旅行会社に相談してみましょう。色々なプランを出してもらうことができます。また、詳細はまだ決まらなくても、Webサービスやメールなどでとりあえず見積りを取ってみることもできます。

ここでは、社員旅行を成功させるための幹事の仕事と段取りをご紹介します。

 

幹事の仕事を把握しましょう

幹事を任されたら・・・?

幹事がやらなければならないことを大まかに時系列で並べると、以下のようになります。

▼3か月前まで

□情報収集と周知

□行先や日程、予算などのプランをまとめる

▼2か月前

□旅行会社から見積りを取り、旅行プランを決定する

□交通機関や宿の手配をする

▼1か月前

□「社員旅行のしおり」「チェックリスト」などの資料を作成する

□全員に連絡し、イベント企画などがあれば担当者と打ち合わせする

▼2週間前~旅行前日

□宿泊券やチケットなどを再確認する

□参加者にリマインドを送る

▼旅行当日

□点呼やスケジュール管理を行う

□宴会や企画の準備をする

□代表者として現地の人に対応する

□トラブルやアクシデントに対応する

▼旅行後

□経費の精算

□報告書の作成

 

次に、幹事が押さえるべきポイントをご紹介します。

予算について

予算はすべての条件に影響します。会社から出るのか個人負担なのかによっても異なりますが、個人負担の場合は、各人の希望を募る前に、およその金額範囲を決めておくべきでしょう。困ったときは、上司や前回の幹事に相談します。

もし会社から支給される予算を使うのであれば、参加できなかった人にもちょっとした心配りが必要です。

また、当然ですが社員旅行にかかった費用はすべて報告できるように記録しておきます。

 

日程について

日程を決める際は、会社の行事や繁忙期をずらして検討しましょう。小さい会社であれば各プロジェクトの管理者に確認すれば問題ありません。希望がまとまらずどうしようもない場合は、企画担当者や幹事はもちろん、なるべく多くの人が行ける日を優先します。

逆に、複数の可能日がある場合は、交通機関や宿の閑散期を選びましょう。旅行会社との交渉が有利になる場合があります。

 

企画について

最も重要なのは、その社員旅行のテーマです。温泉でゆっくり親睦を深めたいのか、体験ツアーや研修がメインなのか。テーマがない場合は無理やり作ってしまいましょう。

みんなが楽しめる企画はなかなか難しいものですが、誰でも参加できる乗馬やラフティングなどのスポーツや一日陶芸、当地ならではのグルメツアーも人気です。単なる観光地巡りでも、地元のガイドをお願いするだけでぐっと印象に残るものになります。そのためには情報収集をこまめに行い、面白い情報にはアンテナを立てておくようにしてください。

 

旅行の企画・準備をしましょう

計画しよう

幹事の仕事の内容を具体的にまとめてみました。

 

情報収集と周知

まずは、あなたが社員旅行の幹事になったことを社員全員に伝えましょう。

幹事の仕事は、スケジュール管理や会計、現地での気配りなど非常に多岐にわたります。すべてをひとりで完璧にこなすことはまず不可能です。さまざまな局面で全員の協力を仰ぐためにも、社内メールや掲示板などで周知しましょう。

あなたが幹事だと分かれば、色々な情報や前回好評だったプラン、失敗だったプランを教えてくれる人もいるかもしれません。また、これまでの社員旅行の記録があれば参考にし、前回の幹事から話を聞けると尚良いでしょう。あなたの会社の社員旅行のイメージがだんだん固まってくるはずです。

 

アンケート

行先や日程、立ち寄りを希望している観光地やイベントなどの希望を社員アンケートで募ります。

予算や日程などは、あらかじめ会社で決まっていることもあるかもしれません。必要に応じて、アンケート項目を作成します。アンケートの結果によって、日程や目的地、社員旅行のテーマやイベントを決めます。

また、乗り物酔いや食物アレルギー、喫煙などの特記事項もアンケートに記入してもらいます。これは車の座席順や部屋割り、食事のオーダーを決める際に参考にします。

 

旅行会社から見積りを取り、旅行プランを決定する

行先と日程、参加人数が決まったら、なるべく早めに旅行会社に相談し、見積りを作成してもらいます。

観光シーズンであればすぐに埋まってしまうこともありますので、早ければ早いほど良いです。

旅行会社によっては、色々なイベントやツアーを含んだプランをテーマ別に用意してくれます。こちらの条件と要望を正確に伝え、できれば複数の見積りをもらい、比較検討しましょう。

限られた予算内で、いかにみんなの要望に応えられるか。ここが幹事の腕の見せどころでしょう。

プランが決まったら、旅行会社と契約を行います。申込金の支払い方法や清算方法も、しっかり確認しておきます。

 

交通機関や宿の手配をする

旅行会社にお任せでなければ、交通機関や宿の手配も幹事の仕事になります。

変更やキャンセルが何日前まで可能かなど、基本的なことは必ずメモを取って確認するようにしましょう。

 

「社員旅行のしおり」「チェックリスト」などの資料を作成する

資料作成は意外と重要です。

工程表や部屋割りなど、各人に必要な情報を手際良くまとめましょう。現地の簡単な観光案内なども記載すると喜ばれるかもしれません。もしそのような資料作成が苦手であれば、他の社員に頼んでもかまいません。旅行会社で作成してくれる場合もありますが、幹事手作りのものがひとつあれば、あなたに対する印象もぐっと変わります。

また、自分用の「幹事チェックリスト」も作成しておいた方が良いでしょう。各ポイントでの点呼や事前に準備するものなどを箇条書きでまとめます。想定されるあらゆるアクシデント(遅刻やキャンセル、手配忘れなど)をイメージし、どのようにリカバリするか文書化しておくと、それだけで落ち着いて対応できます。

 

全員に連絡し、イベント企画などがあれば担当者と打ち合わせする

社員旅行の詳細を全員に連絡し、最終的な出欠確認と、緊急時の連絡先を入手します。

研修やイベントがあれば、その担当者と打ち合わせを行います。準備するものや注意事項は必ずメモを取り、出発前に再確認します。

 

出発前までにするべきこと

宿泊券やチケットなどを確認し、参加者にリマインドを送ります。集合場所が初めての場所であれば、下見をしておくと良いでしょう。

 

出発・旅行当日

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いよいよ旅行のスタートです。

事前に決めたスケジュールに従って行動しますが、ハプニングはつきものです。不慮の事態に備えて臨機応変に対応します。

みんなに楽しんでもらうことが目的ですが、もちろん自分も楽しむことを心がけてください。大変なことがあれば社員に協力を仰ぎ、負担を減らしてください。そして気配りは欠かさず、いつも笑顔を心がけて、旅行を楽しんでください。

 

おわりに

日々の仕事に追われているところへ、社員旅行の幹事を任されると、ほとんどの人は負担やプレッシャーを感じてしまうでしょう。

しかし、社員旅行も社内の重要なプロジェクトのひとつです。内容的にも、予算管理や外部との折衝、調整や進行管理など、仕事に必要な要素のほとんどは社員旅行の幹事の任務に含まれていると言っても過言ではありません。

業務としては評価されなくても、みんなの危険を調整し、段取り良くすべての工程を仕切り、気配りを欠かさずに任務をまっとうすれば、仕事上でもプライベートでも一目置かれることは間違いありません。社内での評価も上がり、仕事もやりやすくなるでしょう。

社内旅行の幹事に任命された人は、是非これをスキルアップのチャンスと捉えてがんばってください!

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