必ず見たくなるメール件名のつけ方6つの方法

2014.11.16メール , メールテクニック , 仕事
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見たくなるメール件名のつけ方

新入社員の皆さんは学生時代に、携帯電話やスマホでメールのやりとりをさんざんしてきたと思います。しかし、友達を中心としたメールではカジュアルな内容が多かったはずですし、出したメールは必ず読んでもらえることを前提にしていたのではないでしょうか。 会社ではビジネスツールとしてメールを使う以上、生産性を意識する必要があります。内容のないメールや理解するために時間を要するメールは、お互いの時間を無駄にするだけです。しかも、読んでもらえない場合もあります。第一線のビジネスパーソンなら1日50~100通、課長さんあるいは部長さんなら100~300通ものメールを処理します。これらの中には迷惑メール除去ツールをくぐりぬけてきた迷惑メールも数十通あるはずです。 このようにたくさんのメールがある中、あなたが出したメールを確実に読んでもらうにはどうしたら良いでしょうか。 メール処理の上手なビジネスパーソンはメールを1件ずつ開くのではなく、メールの件名を見て、「すぐに読むもの」と「後回しにするもの」を判断します。 そうです。メール件名を工夫することで、見たくなるような気持ちにさせることがポイントなのです。メール件名はいわば表紙です。表紙で読み手にアピールするのです。ここではそのような「見たくなる」メール件名のつけ方を紹介します。

差出人名を工夫する

件名をつける前に、ひとつ紹介したいことがあります。 それは差出人名をわかりやすくすることです。自分の受信箱を開いてみてください。そこに差出人名欄があるはずです。差出人名がアルファベットだけですと、誰からのメールかがわかりにくいですね。 たとえば、「suzuki.jiro<suzuki.jiro@abc.co.jp>」と「鈴木次郎<suzuki.jiro@abc.co.jp>」であれば、圧倒的に後者がわかりやすいと思います。 差出人名の設定は、どのメールソフトウェアにも備わっていますので簡単に設定できるはずです。 また、社外用と社内用など、2つ以上のメールアカウントを持っているかたは、社内用と社外用で差出人名を変えることも効率的です。たとえば、社内用として「商品企画_鈴木<suzuki.jiro@abc.co.jp>」、社外用として「ABC社_鈴木次郎<suzuki.jiro@abc.co.jp>」です。

だめな件名の例

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はじめに、だめな件名の例を紹介します。良い件名はこの逆と考えていただいて結構です。

「はじめまして」などの挨拶のみ

「はじめまして」「ご連絡」「お久しぶりです」などの件名では、内容の判断がすぐにできないため、いちいちメールを開く必要が生じます。面倒なうえに、読み手に対して失礼でもあります。挨拶のみの件名は避けましょう。

削りすぎた件名

「ご報告」「お願い」など、シンプルすぎる件名も、挨拶のみの件名と同じでメールを開いてみる必要があります。発信者であるあなたにとっては、「昨日、読み手と打ち合わせした報告なので、『報告』だけでいいだろう」と思いがちですが、読み手はたくさんの人と打ち合わせをしているかもしれません。ぜひとも件名だけで内容が把握できるような工夫や努力をしてください。

件名のないメール

プライベートのメールでは、「件名なし」のメールが多いはずです。これは、「相手は必ず読む」ことを前提にしているため、件名をつけなくても問題ないからです。 しかし、ビジネスメールでは「件名なし」メールは100%読んでもらえないと思ってください。もし、間違って件名をつけずに送ってしまった場合、件名をつけたメールを必ずもう1回送りましょう。そして、「さきほど件名のないメールを……申し訳ございませんでした」などの謝罪文を本文の冒頭に書くと良いでしょう。

無難な表現の件名

「ご案内」「ご招待」などの無難な表現の件名は、迷惑メールと勘違いされてしまうこともありますので、「○○製品発表会のご案内」のように、固有名詞や社名を件名に含めると良いでしょう。

メールの内容・結論がすぐわかるような件名にする

件名は雑誌の表紙にあたります。読み手がメールを開かなくてもどんな内容・結論なのかすぐに判断できる件名が「良い件名」といえるでしょう。 たとえば、資料を添付したメールを送信する場合、「資料を添付します」ではなんの資料だか判断できません。「第○回議事録を添付します」など、具体的な件名にすることが望ましいです。ただし、あまりにも細かく書きすぎて長くなってしまってはいけません。ひと目で内容を把握してもらうために、短く、的確な件名をつけましょう。最長でも20文字以内にすれば、ほとんどの場合、件名欄に全文が表示されるはずです。

【至急】【重要】などを付記して注意をうながす

件名の前に【至急】や【重要】などの文字を付記すると、目にも留まりやすくなり、優先して開いてくれることがあります。ただし、あまり頻繁に使用すると効果がなくなるとともに、不愉快に受け取る読み手もいますので注意が必要です。 たとえば、「【至急】△△納期の確認のお願い」よりも「○月○日締切 △△納期の確認のお願い」のように、日時を明記したほうが良い場合もあります。 また、参考情報などを送る場合は、【参考】、【参考情報】などを件名に付記しましょう。【】だと目立ちすぎると思われる場合は、( )などを使用します。 【至急】や【重要】の付記が必要なメールのレベルは、プロジェクトやチーム内で統一する必要があるかもしれません。よく考えて、適切に使うようにしましょう。

返信メールの件名は変えない

返信メールを出す際に、返信メールの件名は勝手に変えてはいけません。たとえば「○○プロジェクト:第1回打ち合わせ」の場合、『○○プロジェクト』をキーワードとしてメールを整理するためのフィルタリング(振り分け)処理をしていることが多いからです。 自分が最初のメールを発信する場合、メール本文に、「件名に『○○プロジェクト』は必ず含めてください」の一文を入れて念押しすると良いでしょう。

返信メールの「RE:」の取り扱い

受信したメールの返信メールを作成すると、一般的なメールソフトウェアでは、件名に「RE:」が追加されます。この件名のまま送信することはほとんど問題ありません。送信元は「返信であること」がひと目でわかりますので。 しかし、やりとりを繰り返していくと「RE:RE:RE:RE:…」と、RE:の数が非常に多くなり、件名欄には「RE:RE:RE:RE:」しか見えなくなることがあります。この場合、「RE:」を1つだけにすると、件名も見えるスマートな返信メールになります。 やりとりを繰り返しているうちに、主題が変わってくることがあります。この場合は件名を変更することをお勧めします。ただし、件名を変えた最初のメールで、「議論の内容が○○から■■に変わってきましたので、件名を『■■』に変更させていただきました」などの、件名変更理由を書きましょう。

件名だけで用件を伝えることもできる

ごく簡単な内容のメールでは、効率化をはかるため、件名だけで用件を伝えてしまうこともひとつの方法です。この場合、件名には「(本文なし)」をつけることが重要です。「(本文なし)」の代わりに、(T/O) = Title onlyを使うこともありますが、習慣の違いによってT/Oが通じるかどうかはわかりませんので、「(本文なし)」を使うほうが無難です。

携帯電話からメールするときには

「本日不帰社です」「休みます」などの連絡を、個人所有の携帯電話やタブレットから会社に送る機会はたくさんあります。しかし、携帯電話やフリーメールのメールアドレスは「ikuzo8296.hogehoge.ne.jp」などのように、個人を特定しにくいアドレスが一般的です。 そのため、「本日直帰します/鈴木次郎」のように、件名に自分の名前を入れるようにしましょう。

おわりに

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「見たくなる」メール件名の書きかたを紹介しましたが、逆にあなたが受け取る場合を考えてみましょう。 ほとんどのメールソフトウェアは、件名欄や差出人欄の表示幅を変えることができます。そのため、件名欄は20文字程度、差出人欄は件名欄より長めにすると、一覧性が高まります。画面サイズがあまり大きくないノートPCを使っている人は、メールソフトウェアのウィンドウ幅があまり大きくならないように、メールサイズ欄や送信時間欄の表示幅を短くしても良いでしょう。 もうひとつ大事なことがあります。それはメール本文の内容です。「見たくなる」件名をつけて、メールを開いてもらっても、肝心の本文の内容がスカスカだったり、理解するのに時間がかかるような書きかただったりしては、身も蓋もありません。読みやすく、わかりやすい文章を書く練習も怠らないようにしてください。

参考URL

http://www.ntt.com/bizon/email/01.html

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