書くだけじゃない！社会人としておさえておきたいメモのとり方

2014.12.25仕事 , 仕事術

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社会人が仕事をする上で、「メモを取ること」は基本中の基本です。上司との会話や取引先との打ち合わせの中で重要なポイントを書き留めておき、思いついたちょっとした仕事のアイデアを書き留めておくことが、仕事の質の向上に繋がります。

ですが、相手の話のスピードについていけなかったり、要点があやふやで、後で見返したときに自分でも理解できなかったりと、メモを取ることが苦手な人もいらっしゃるのではないでしょうか。そんな方のために、メモを取る時のポイントをご紹介します。

メモを取るのに適した道具を選ぶ

「メモを取る」といっても、ただメモを取ればいいというわけではありません。「メモを取る」ということは、まず道具選びから始まっています。

メモ帳を選ぶ

メモをするためのメモ帳は、しっかり選びましょう。書くスペースの広さを重視した大学ノートでも、携帯性を重視した手帳でも構いませんが、自分が使うときに使いやすいものを選びましょう。

カバーがオシャレで、可愛い手帳を選んだのはいいものの、いざ使う時に「行間が狭くて使い辛い」「さっと取り出し辛い」ということがあっては、メモを取る習慣から遠ざかってしまいかねません。使いやすいメモ帳を選び、メモを取る習慣を継続できるようにしましょう。

筆記用具を選ぶ

筆記用具は、書きやすいものを選びましょう。シャープペンや鉛筆より、ボールペンの方がいいかもしれません。何故なら、シャープペンや鉛筆は芯が折れてしまうと、そのたびに手が止まってしまい、メモを取るスピードが遅れるからです。

ボールペンを選ぶ時は、特色をしっかり把握して選びましょう。書き味は滑らかですが、耐水性が低く、にじんで裏写りしてしまう「水性ボールペン」。耐水性が高く、にじみなどもありませんが、書き味が硬く、インクが「だま」になりやすい「油性ボールペン」。書き味が滑らかで耐水性も高く、にじみなども起こりませんが、インクの消費が激しい「ゲルインクボールペン」。実際に書き比べてみて、自分に合ったものを選びましょう。

メモを取る順番やポイントを考える

聞いたことをすべてメモしていては、いくら時間があっても足りません。メモを取る際には、メモを取る順番や、簡潔な内容でのメモを意識し、効率的にメモを取ることが重要です。また、正確な情報伝達のためにも、5W1Hがはっきりわかるようにメモを取りましょう。

メモを取る順番を意識する

後でメモを見返したとき、何が重要なことなのかわからなくては意味がありません。メモを取る際には、必ず「主題」を最初に書くようにしましょう。次に、主題を補足する内容を書き込んでおきましょう。

時間があるなら、できるだけ細かく補足を書き込んでおくといいでしょう。自分が後で見返したときに、より理解しやすくなります。

メモを取るときは、できるだけ簡潔に書く

メモを取るときは、できるだけ簡潔に書き記すようにしましょう。メモを取るときは、ついついさまざまな情報を書き込んでしまいがちです。しかし、後で見返したとき、多すぎる情報がノイズになってしまい、本質を見失ってしまう場合もあります。

情報をしっかり整理し、メモの内容を把握しやすくしておきましょう。要点を絞ることは、メモを取るスピードの向上にも繋がります。

5W1Hをはっきりさせる

「誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように、どうしたのか」を、はっきりわかるようにメモを取りましょう。これらが曖昧だと、メモを正確に把握できなくなります。それが他人に伝える情報だった場合、正確な情報伝達が行われず、トラブルの原因にもなってしまいます。

自分なりの工夫をする

メモを取る際に重要なことは、「メモを取るスピード」と「後から見返したとき、自分が理解しやすいかどうか」の2つです。それを両立させるためには、自分なりの工夫が不可欠です。

たとえば、略号を利用したり、余白を多めに取ったり、3色ボールペンや蛍光ペンを利用したりするなどして「効率的なメモ」を行えるようにしましょう。また、メモ帳やノート自体の書き方を工夫するのもいいかもしれません。

略号を使い、書く文字を少なくする

何度も同じ言葉をメモに使う場合は、自分なりの略号を使ってみましょう。たとえば、「○○を買う」であれば「買：○○」、「××について調べる」であれば「調：××」といった具合です。略号を使うことによって、書く文字数を減らし、メモのスピードを上げることができます。

自分で理解できるのであれば、どんな略号でも構いません。中には、「カ」や「し」のように、カタカナやひらがな1文字で済ませる方もいらっしゃるようです。自分で理解しやすい略号を使いましょう。

余白を多めに取る

追加の情報を書き加えられるように、余白を多めに取っておきましょう。別々の場所に書き込むより、情報が1カ所にまとまっていたほうが、見返したときにも理解しやすくなります。

また、疑問点などをメモしていた場合は、後から調べて余白に書き込むことで、より発展的なメモの使い方をすることができます。

3色ボールペンや蛍光ペンを利用する

3色ボールペンや蛍光ペンを利用して、視覚的に情報を把握できるようにするのもいいでしょう。たとえば、主題を黒で記入し、それに対する疑問点を赤で記入しておくことで、見返したときに自分が何を疑問に思い、何を調べるべきなのかをすぐに把握することができます。

メモ帳やノートの使い方を工夫する

有名なノート術として、「コーネル大学式」と呼ばれるものがあります。これは、ノートを「記録をするためのノート領域」と「復習や検証を行うための手がかりを書き込むキュー領域」、そして「ページごとの要約を行うサマリー領域」の3つに分割する方法です。

こうしたノート術を参考にして、わかりやすく、効率的なメモが取れるように、メモ帳やノート自体の使い方を工夫してみましょう。

メモは必ず見返し、管理する

メモは必ずその日のうちに見返す習慣をつけておきましょう。メモの見返しを疎かにしていると、情報を間違って覚えてしまったり、そもそもメモした内容を忘れてしまったりする可能性があります。

また、必要なくなったメモは処分するなどして、しっかり管理しましょう。不必要な情報をそのままにしておくと、メモを見返したときにノイズになってしまいます。

メモは必ず見返す

メモを取ることの目的は、「メモを取る」こと自体ではなく、見返し、情報を確認することにあります。メモを取ったら、必ずその日のうちに見返して、確認する習慣をつけておきましょう。そうすることで、メモの内容を、より自分のものにすることができます。

メモを管理する

別の媒体に転記するなどして必要なくなったメモは、しっかり処分しておきましょう。また、「to do リスト」のようなメモの場合は、アクションを行った後に、チェックマークや×マークをつけるなどして、行動済みであることをわかりやすくしておきましょう。

メモの管理を怠ると、見返したときに邪魔になるばかりでなく、同じアクションを2度行ってしまって、非効率だったり、トラブルの原因になったりする場合もあります。

おわりに

メモを取ることは、社会人として活躍するための最初の1歩です。メモをしっかり取ることは、仕事の質の向上に繋がるだけでなく、「相手の話を聞いている」というサインにもなります。そうした行動によって、上司や取引先から、より多くの「信頼」を得ることができるのです。

今回ご紹介したポイントを抑えて、上手なメモを取り、「デキる社会人」を目指しましょう。

参考URL

ベテラン新聞記者に聞く、「上手なメモの取り方」｜ちょいたつの知恵｜フレッシャーズマイナビスチューデント