メールで自分の望む結果を手に入れるためのテクニック

2014.06.19メール , メールテクニック , 仕事
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可能性を高めるためのメールテクニック

対面の会話や電話であればその場で反応をしなくてはいけませんが、メールであれば考えて言葉を発信することができます。考えてから発信するからこそ、テクニック次第では有効に活用できるメール。

自分の望む結果を手に入れる可能性を高めるためのテクニックをまとめました。

 

【タイミング】ビジネスで求められるスピードと、意中の相手への駆け引き

タイミング

ビジネスで求められるスピードと、意中の相手への駆け引き

ビジネスであれば、早く反応することを心掛けましょう。返信が数日後では、ルーズな印象を与えてしまいます。確認もれのないように、毎日どんなタイミングでメールをチェックするかを決めておきましょう。

プライベートでも、反応は早い方が良いです。しかし相手が意中の男性であるときは、少しテクニックが必要です。始めの何往復かはすぐに返信し、テンポよくメールをやり取りしましょう。「この子は自分に興味がない」と判断されてしまうと、相手はあなたではなく別の人を追いかけてしまう可能性があります。また会話のテンポが悪くなってくると、「わざわざメールするまでもない」と相手が返信を辞めてしまう可能性が高まります。

相手があなたからメールが来ることに慣れてきたころに、わざと返信を遅らせてみましょう。初めのうちはテンポよく続いていたメールが、突然こなくなると相手はつい気になってしまいます。「メールまだかな?」と相手に思わせることができれば成功です。1通ずつ交互に送っていたはずのメールが、相手から2通続けて来たら相手は随分あなたのことが気になっているかと思います。あなたもメールを返しましょう。

 

【相手の呼び方】ビジネスマナーと、相手との距離を縮める方法

ビジネスマナー

相手との距離を縮める方法

ビジネスであれば、会社名と役職名や所属部署、そしてフルネームを文頭に宛名として書きます。会社名は「(株)○○」などと省略せずに「株式会社○○」と正式名称で書きましょう。相手の名前も苗字だけでなく、フルネームで入力しましょう。相手からのメールがすでにあるのであればその文末にある署名を参考に、ない場合は名刺を参考に正確に入力しましょう。名前の漢字を間違えるなどということもないようにしっかり確認しましょう。

また、本文中での相手の呼び方を統一しましょう。「○○様」と呼ぶのであればすべて「○○様」で統一します。少しフランクに「○○さん」と呼ぶのであればすべて「○○さん」で統一します。

相手からの返信をする際には、宛名欄(「to」の部分)に先方が使用した差出人名がそのまま反映されていることがあります。その際には「○○様」と直しておきましょう。つい忘れて呼び捨てのまま送ってしまいがちですので注意してください。

ビジネスメールではなく、相手が意中の男性というときは少しテクニックを使いましょう。初めのうちは、苗字+「さん」や「くん」・苗字の呼び捨てなど、これまで実際に会っているときと同じ呼び方で呼びます。そしてふと、下の名前で呼んでみるのです。こうすることで突然距離が縮まったかのような気持ちになります。

 

【本文】ビジネスでは一度で済ます、プライベートではメールを続ける

メールを続ける

ビジネスでは一度で済ます、プライベートではメールを続ける

ビジネスであれば相手の時間を大切にする気遣いが必要です。

何度もメールを往復させる必要がないように、質問すべきことがあれば1度にまとめて質問しましょう。アポをとるだけで何度もメールを往復させると、段取りの悪いイメージを与えてしまいます。「場所はご指定ください」と相手に決めてもらうか、こちらで決めてしまうようにして、やり取りの回数が増えないように心がけましょう。

実際に会った時には1度でなるべく良い結果を出せるように、要望はメールで事前に伝えておく、質問事項は事前にメールで質問しておくなどすると、何度も会う手間が省けます。「相手の時間を大切にできる人」「仕事ができる人」という印象を与えることができます。

一方、意中の相手に対するプライベートメールであれば、相手に返信させるために質問を分けて送ると良いでしょう。1通のメールの中にいくつもの質問が含まれていると、相手は面接されているような威圧感を感じてしまいます。質問系のメールであれば「返信をしなくては」という意思も働きます。1メール1質問にして、相手に返信をさせることでメールのやりとりを増やしましょう。

 

最後に

メールは、使い方次第ではとても便利なツールです。ビジネスの相手に「できる人」という印象を与えることもできます。意中の相手にとって「気になる存在」となることもできます。

場面に応じたテクニックで臨む結果を手にいれてください。

 

タグ : メールのテクニック
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