絶対に失敗できない!初めての会社忘年会幹事を成功させる4つの心得

2016.10.19仕事 , 宴会
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会社の忘年会で幹事に任命されたら、経験のある方でも緊張するものです。ましてや初めて幹事に任命された場合は、「絶対に失敗できない」と大きなプレッシャーを感じるかもしれません。

忘年会を成功させるためには押さえておくべきポイントがあります。今回は、初めての会社忘年会幹事を成功させる4つの心得をご紹介します。

参加人数の確認と予算、会費の決定

予算配分や会費を決めるために、まずは全体の参加人数を大まかに把握しましょう。前回の参加人数や予算なども参考になります。

そして忘年会の費用が会社から全額出るのか、もしくは一部負担なのかを確認し、会費を決めます。会費は高くとも2,000円から3,000円が妥当でしょう。2次会も企画する場合は、さらに1次会の金額を抑えたいところです。

決められた予算の範囲で、料理や飲み物はもちろん、ゲームの景品や出し物までの出費を賄う必要があります。

会場選びと料理、飲み物の予約と調整

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会場は、会社全体の年齢層や雰囲気を考えて選びましょう。会場は十分なスペースがあって、集まりやすい立地にあり、かつ予算に合った場所でなくてはなりません。会場が狭すぎたり、会場まで遠かったりすると、すぐに不満の声が出てしまいます。

特に、外部からの参加者がいる場合には、駅から近い、会社から近いなどの立地条件にこだわる必要があります。
忘年会の料理をコースにするのか、飲み放題を付けるのか、なども判断しなくてはなりません。料理の善し悪しは忘年会の印象を左右する大きなポイントであるため、コースを決定する際は注意が必要です。

全てにおいて条件が良い会場は、おそらく早めの時期に予約が埋まってしまいます。会場が決まったら、できるだけ早く予約を入れましょう。キャンセル料の有無や人数調整の限度なども予約時に確認しておいてください。

予約が取れたら、日時、会費、会場、地図などの情報をまとめて、関係者全員に伝達します。

当日の進行予定を立てる

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忘年会を円滑に進めるために、進行予定表を作成しておきましょう。分刻みで細かなスケジュールを立てておいた上で、当日は場の雰囲気に合わせた調整をするくらいの余裕が欲しいところです。

一般的な忘年会は、受付、開会、主役の挨拶、乾杯、歓談、ゲームなどの余興、歓談、挨拶、閉会という流れで進みます。
他の方に何かしてもらう場合は全て事前に打ち合わせをしておきましょう。乾杯前の主役の挨拶や締めの挨拶の流れが滞ると、一気に座がしらけてしまいかねません。ミスのないよう、きっちりと進行を組んでください。

当日の立ち居振る舞い

忘年会当日の幹事は、出入り口に近い席で会場全体のお酒や料理に気を配りながら進行を行います。なんとなく溶け込めていない方がいたらお酒をすすめたり、活発に歓談できていない席があったら自分が入って盛り上げたりと、とにかく気配りが大切です。

よくある失敗例として、幹事がお酒に飲まれてしまって進行ができなくなったり、仕切りすぎて自分が主役になってしまったりすることがあります。幹事はあくまでも、会全体を盛り上げるための黒子であることを忘れないようにしましょう。

また、当日は忙しいとは思いますが、歓談の時間にはできるだけ席について周囲と会話をするようにしましょう。全くお酒を飲まないで立ち回っていると、かえって周囲に気を遣わせてしまうかもしれません。

おわりに

幹事になっても、1人で全てを背負うことはありません。上手に周りに仕事を振って、調整役をする手もあります。司会や受付、会費徴収などと役割を絞って頼めば、周囲も以外と気軽に手伝ってくれるはずです。

「今年の忘年会は楽しかった」「盛り上がった」と言われる忘年会を目指して、頑張りましょう。

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