お礼メールは早く出して吉!印象のよいお礼メールを送るコツ

2014.11.22メール , メールテクニック , 仕事
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友人や恋人にメールを送った後、返信がないと不安になりますよね。逆に、他愛のないメールに対してすぐに返事が返ってくると、うれしくなったり、読んでもらえていることが分かって安心したりしませんか?

ビジネスメールでも、同じことが言えます。

社外・社内を問わず、メールで連絡をする機会はたくさんあります。その中でも、お礼メールを送る機会は意外と多いもの。特別な対応に対してお礼をするのは当然ですが、依頼していたファイルを送ってもらったり、打ち合わせを設定してもらったりといったささやかなことに対しても、ぜひお礼メールを送りましょう。細かな気配りが、あなたの印象をぐっと上げることでしょう。

一方で、お礼メールに時間をかけすぎてしまっては、本来の業務が滞ってしまいます。また、適切な文面でなければ、逆に相手に悪い印象を与えてしまうこともあります。

ここでは、印象のよいお礼メールを素早く送るためのコツをご紹介します。

 

ビジネスメールの基本

コツをご紹介する前に、お礼メールを含むビジネスメールの基本について簡単にまとめます。

 

メールの件名

新規でメールを作成する場合は、内容が分かる具体的な件名をつけましょう。お礼メールであれば「○○の件についての御礼」など、タイトルから内容を察することができるのが理想的です。

また、いただいたメールに対して返信する場合は、件名を変更せずに返信しましょう。メールのタイトルから、どの件に対してのお礼かを相手に察してもらうことができます。

メールの書き出し

「お世話になっております」「お疲れさまです」などのあいさつを忘れないようにしましょう。お礼の気持ちを伝えたいからと言って、いきなり「ありがとうございます」から始めるのではなく、仕事でメールを送る礼儀として、文頭のあいさつは定型どおり書きましょう。また、あいさつと同時に自分の名前を名乗ることも礼儀です。この2点は、どんなメールを書くときにも忘れないようにしましょう。

要点を簡潔にまとめる

メールの内容は、結論を最初に書き、要点を素早く伝える文章にしましょう。

お礼メールは感謝を伝えることが目的ですので、どの件についてのお礼なのかを明確にして、必要な情報のみでまとめてください。相手の使っているメールソフトにもよりますが、メール画面をスクロールせずに読み切れる長さが最適です。また、1文を長々とつづることは避け、読みやすい長さの文章にしてください。

送信目にチェックする

相手の名前や会社名、誤字脱字、重要な単語が行の途中で折り返されたりしていないかなど、基本的な文章のチェックをしてから送信することがマナーです。急いでお礼のみのメールを送る場合でも、送信前にしっかりチェックしましょう。

 

すぐに送る

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メールを受け取ったら24時間以内に返信するのが、一般的なビジネスマナーです。

しかしお礼メールは、相手の行為に対してお礼を伝えるだけのもの。特別な確認や対応が必要ないため、時間が経ってからの送付では、逆に、「ずいぶん時間がかかったな」という悪いイメージを与えかねません。

「時間が勝負」というような気持ちで、対応していただいたら素早くお礼のメールを送るように心掛けてください。

外出や会議でメールの確認が遅れてしまった場合は、その旨を添えて、メールに気がついた時点ですぐにお礼メールを送りましょう。

 

取り急ぎ送る

メールの内容に確認が必要で、返信に時間がかかりそうな場合、お礼だけは先に伝えるようにしましょう。メールを受け取りっぱなしで時間が過ぎてしまっては「メールがちゃんと届いているか」「内容をちゃんと確認しているか」と、相手が不安になってしまいます。

現在どのような対応をしているか、正式なお返事がいつできるかを明記したうえで、文末に「取り急ぎ、お礼まで」と記します。そうすることで、先にお礼のみ伝えたくてメールをしたことが伝わり、多少簡潔な文章であっても、相手に安心してもらえるでしょう。

 

相手に合わせた文面にする

相手の役職や関係性を考えて、適切な文面にしましょう。

お礼だけを先に伝える際、「取り急ぎ、御礼まで」という言い回しを使用することを紹介しました。これは一般的なビジネス用語ですが、人によっては「取り急ぎ」を「自分は忙しいので、とりあえず」というニュアンスでとらえる人もいます。目上の人であれば失礼になる可能性もありますので、自分より役職が上の相手や取引先などに対しては「まずは、御礼を申し上げます」「御礼のみのメールで失礼いたします」という丁寧な言い回しにしたほうが間違いないといえます。

また、企業や人によってメールの書き方や好みが違います。硬い文面のメールを送ってくる相手には、「厚く御礼申しあげます」「感謝いたします」、やわらかい文面を送ってくる相手には、「ありがとうございます」「大変助かります」というように、相手のメールの表現に合わせて文面を変えることで、読み手になじみやすく、読みやすいメールを送ることができます。

 

アレンジする

簡潔なメールとはいえ、感謝の気持ちを伝えることが重要です。定型文をそのまま引用して素っ気ない文章になるよりも、状況によってアレンジを加え、自分の言葉で伝えましょう。

例えば以下のような文を添えることで、状況に合わせてオリジナルのメッセージが送れます。

l  相手のメールの送信時間を確認して、営業時間外や早朝に送ってくれたことが分かった場合

「遅い時間までご対応いただき、誠にありがとうございます」

「朝一番のご対応、感謝いたします」

l  こちらの要求にすぐに対応してくれたとき

「早急なご対応、大変助かります」

「いつもながら、迅速かつ丁寧なご対応に大変感激しています」

 

最後に一言付け加える

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ビジネス文章には不要、と感じる方もいるかもしれませんが、お礼のみで文章が簡素過ぎる印象を受ける場合、最後になにかひと言付け加えてみるのはいかがでしょうか。

時には、「季節柄、夜は冷え込みますので、お身体には気をつけておすごしください」など季節に関することや、相手と会ったときに話題となった内容を入れるだけで、メール自体とあなたに対する印象がぐっと変わります。

ただしあくまでも、メールの末尾に添えるようにしましょう。

 

目下からのメールでやりとりを終わらせる

お礼メールに返信を貰った場合、そのメールに返信をするべきか、また、どこでやりとりを終わらせたらいいのか、タイミングに悩むことがあります。

一般的には「自分→相手→自分」の1往復半で終わらせるのがビジネスメールの基本、と言われています。しかしマナーとしては、目下にあたる人が最後になることを心掛けましょう。社内であれば、部下から上司・先輩に送って終わり、社外であれば、仕事を受ける側が送って終わりです。

このとき、最後に「お礼メールにつき、ご返信は不要です」「ご返信にはおよびませんので、どうかお気遣いなく」などの1文を添えると、相手の返信の手間が省けると共に、思いやりを伝えつつメールを終わらせることができます。

 

おわりに

いかがでしたでしょうか?せっかくの感謝の気持ちがきちんと相手に伝わるように、お礼メールは相手の立場に立って、簡潔で分かりやすい文章にまとめて素早く送りましょう。

メールは手紙やはがきと違い、相手にすぐに届きます。お礼メールを送ることは、顔の見えない相手に自分の感謝の気持ちを率直に伝えることができる大切なコミュニケーションの方法です。

毎日のメールのやりとりは、心配りを忘れず、感謝の気持ちを持って行いましょう。そして、感謝の気持ちはすぐに伝える習慣をつけましょう。感謝の気持ちが伝われば、社内外でのあなたの印象は良くなり、友好的な人間関係を築くことができます。ほんの短いお礼メールから、あなたの人柄と行き届いた礼節がにじみ出るようになれば、ビジネスのチャンスも広がっていくことでしょう。

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