【社外メール編】失敗しないビジネスメールの書き方

2014.07.30メール , 仕事 , 社外

今やメールはビジネスに必須なツールです。パソコンや携帯電話があればどこでも送れるため、社内社外問わずメールで文書のやり取りをする人も多いでしょう。
メールの書き方には手紙のような作法はありません。ただし、文面のみのやり取りですべてが判断されてしまうため、失礼のないように、誰が読んでもわかりやすいメールにしなければなりません。
社外の方に送る際には、特に注意が必要となります。ここでは社外に送るメールの書き方をご紹介します。

タイトルの付け方

プライベートメールではタイトルを付けずにやり取りすることもあるかもしれませんが、ビジネスメールではメールのタイトルは必須です。タイトルの付け方にもいくつかコツがありますので、いくつかご紹介いたします。

【コツ1】わかりやすく

タイトルを一目見ただけでどのような要件のメールなのかわかるのが理想です。相手の立場に立って考え、相手が用件を捉えやすいタイトルをつけましょう。

【コツ2】短くまとめる

具体性があるタイトルが望ましいですが、タイトルがあまり長すぎるのもよくありません。20文字程度でメールの内容を簡潔にまとめたタイトルがいいでしょう。「返信をお願いします」など、相手にしてほしい行動をタイトルに記載する方法もあります。

【コツ3】返信時は基本的にはタイトルを変えない

タイトルは返信をするときにも大切です。相手が付けてきたタイトルに対する返信であれば、そのまま返信しましょう。この場合自動的に「Re:」が付くので、どの件に関する返信なのか、相手にも伝わりやすくなります。
ただあまりにもたくさんのRe:が付くと、かえって見にくくなってしまうこともあります。長いやり取りになったときや話題が変わったときには、タイトルを変えるようにしましょう。

【コツ4】迷惑メールと間違われないように

タイトルを付けるときには、迷惑メールと混合されないように注意が必要です。「ご案内」や「お疲れ様でした」というタイトルのメールだと、読まれないで削除されてしまったり、迷惑メールに分類されてしまったりする可能性があります。内容とは関連がない時候の挨拶なども、タイトルにするのは控えた方がいいでしょう。

本文の書き方

メールにおいて最も重要なのは、やはり本文です。ビジネスメールを書く際には、相手に失礼のないように注意すべき点があります。

【コツ1】1行目に宛名を書く

メールの本文は、まず誰に宛てたメールなのかを明確にします。本文の1行目に相手の社名と部署名、名前を記載し、最後に様を付けます。もし相手に役職があるなら、役職も書きましょう。

【コツ2】冒頭に挨拶文を入れる

メールの本文は挨拶から入り、次に内容、最後に結びという順番で運びます。ビジネスメールではいきなり内容を書き始めるのではなく、儀礼的な挨拶から始めるのが一般的です。挨拶とは言っても、文書のように堅苦しい挨拶は必要ありません。「お世話になっております。」などの一文でOKです。ただし、「お疲れ様です。」は社内の人間に対して使う言葉のため、社外の方へのメールでは使わないように注意しましょう。

【コツ3】内容はわかりやすく簡潔に

肝心の内容については、わかりやすく、かつ簡潔に伝える必要があります。最初に結論を書き、続けてその理由や詳細を書いた文章にすることを心がけましょう。文章が長くなりそうなときは、内容に入る前の段階でメールの概要を伝えると親切です。

【コツ4】最後にこちらの要求を示す

また、本文の最後に相手にお願いしたいことを明示すると効果的です。「A、B、Cのどれが良いかご返答下さい。」「請求書を添付してお送り下さい。」などのように、簡潔にこちら側の要求を書きましょう。お願いしたいことを文中に曖昧に書いておくと、読み飛ばされてしまう可能性があります。

文末の締め方

終わり良ければすべてよし、という言葉があるように、締めの文章は大切です。急ぎで送らなければならないメールだとしても、最後まで気を抜かずに書き上げましょう。

【コツ1】文末にも挨拶を

ビジネスメールは挨拶で始まり、挨拶で終わるのが基本です。最後に結びの言葉を入れないと、本文でどれだけ丁寧な言葉遣いをしていたとしても、無礼な印象を与えてしまいます。「よろしくお願いいたします。」などの締めの一文は必ず入れるよう気を付けましょう。

【コツ2】署名を忘れないように

ビジネスメールでは、最後に署名を入れるのがマナーです。署名は、メールにおける名刺のような役割をしてくれます。会社名と部署、電話番号やメールアドレスなどの連絡先を記し、見やすく簡潔にしておくのがポイントです。

最後に

ビジネスメールは顔の見えないやり取りなので、失礼のない丁寧な文面を心掛けることが大切です。わかりやすく礼儀正しいビジネスメールでやり取りをすることで、取引先からの信頼を勝ち取ることができます。
相手に誤解を与えないように、常に受け取る側の気持ちになってメールを書きましょう。

タグ : ビジネスメールの書き方社外メールの書き方

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