【社内メール編】失敗しないビジネスメールの書き方

2014.07.28メール , 仕事 , 社内

ビジネスマンにとって必要な、ビジネスメールで用件を伝える力。しかし、ビジネスメールの書き方について、細かく教えてもらえる機会は意外と少ないのではないでしょうか。
失敗しないビジネスメールの書き方を学び、スムーズな業務遂行を目指しましょう。

ビジネスメールを書く前に理解すべきルール

ビジネスメールでは、ビジネスルールや常識を把握し、相手への配慮が必要となります。そこでまずは、メールを書く前に知っておくべきルールをご紹介します。

【1】TO、CC、BCCを使い分ける

電話とは異なり、メールでは複数のメンバーに内容を送ることができます。

TOの欄には本来読んでほしい人を宛先として入力します。CCの欄には、念のために情報を共有する人を入力します。CCの方には、返信を求めないケースが多いようです。BCCは、複数の送り先の方が相互にメールアドレスを知らない場合に使います。受け取り側は自分の他に、誰にメールが送られたのかを把握することができなくなります。

【2】メールですべてを済ませようとしない

込み入った事柄をメールで説明をすることは難しいケースもあります。また、メールの場合、冷たい印象を与えてしまうこともあります。そこで、メールをした後に内線をする、実際にデスクに行き説明をするなど、フォローをすることが円滑なコミュニケーションには重要です。

【3】素早いレスポンスを心がける

ビジネスメールを１日以上放置しておくことはおすすめしません。メールのレスポンスが遅いだけで、「仕事ができない」と見られることもあります。また急ぎの内容の場合、半日確認しないだけで業務上の命とりになる可能性があります。

ビジネスメールでおさえておきたい、書き方の基本

ビジネスメールでは、読む側への配慮は欠かすことができません。時間のないビジネスマンにも、ぱっと見て内容を理解してもらえるよう、わかりやすく・簡潔に伝える必要があります。

【コツ1】タイトルは内容をわかりやすく伝える

メールを開いてみないと何についてのメールか分からないようなタイトルは、ビジネスメールとしてはNGです。タイトルで、何のメールか分かるようにしましょう。また、【ご確認お願いします】、【至急ご対応ください】などをタイトルにつけておくと、迅速にコミュニケーションをとることができます。

【コツ2】「５W１H」を入れた文章にする

「いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのように」を入れた文章を心がけましょう。主語がない文章などは分かりにくくなってしまうため要注意です。また、返信を求める際には「いつまでに」ということを入れておくと丁寧です。

【コツ3】１メール１用件にする

１つのメールに、何件も用件を入れてしまうと何を伝えるべきメールなのか伝わりません。とはいえ、何通もメールを送る必要が出てしまう場合は、「下記の用件をお伝えしたくメールしました。１つ目は～。２つ目は～。」というように箇条書きで伝えていきましょう。

【コツ4】添付ファイルを的確な様式で送る

大きなサイズの添付ファイルを送ると相手のメールボックスに負担をかけてしまうことになりかねません。圧縮ファイルなどを使って、送信をしましょう。

また、意外にやってしまう失敗として、ファイルの添付そのものを忘れてしまう「添付漏れ」があります。メールを送る前にきちんと確認しましょう。

ビジネスメールでよく使うフレーズ

ビジネスメールではよく使う「お決まりのフレーズ」というものがあります。ポイントを抑え失礼のないメールを心がけましょう。

【フレーズその1】書き出し

はじめてメールを送る方には、「はじめまして、突然のメールを失礼いたします。◯◯に所属する◯◯と申します。」。何度かやりとりしている相手に対しては、「お疲れ様です。」「先日は○○の件、ありがとうございました」などから切り出します。

【フレーズその2】お詫び

最も大切なのは、誠意を伝えること。

フレーズとしては、「この度はご迷惑をおかけいたしまして、申し訳ございませんでした」、「たいへん失礼いたしました」などのフレーズを、よく使用します。

【フレーズその3】お願いがある場合

「先日のお伺いした○○の件で、○件お願いがございます」や「恐縮ではございますが○○お願いできますでしょうか」などをよく使用します。また、「お忙しいところ～」、「大変恐縮でございますが～」などを頭につけて、お願いごとをするケースもあります。

【フレーズその4】結び

そして、メールの最後には「よろしくお願いいたします」という一文を使用します。また場合によって、「○月○日までにご返信いただけますと幸いです」「お手数をおかけいたしますがご検討よろしくお願いいたします」なども使います。繰り返しになったとしても、相手への要求を末尾に書くと親切です。

最後に

メールはビジネスにとって必須のツール。
うまく使いこなせる人こそが「できるビジネスマン」です。基本的なルールを遵守しながら、臨機応変な対応をしていくことが重要でしょう。

タグ : ビジネスメールの書き方社内メールの書き方

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